Wat een zorgonderneming met een bv per jaar moet regelen

Het zwaartepunt van je verplichtingen zit niet in het jaarwerk. Het zit in de maandelijkse cyclus, en die is bij een zorgonderneming groter dan bij de meeste andere bv's, omdat de loonlijst de grootste post is en omdat er per opdrachtgever verantwoord moet kunnen worden. Wie de kalender op die manier bekijkt, ziet ook waarom het jaarwerk in mei blijft liggen.

Elke maand

De aangifte loonheffingen en de betaling daarvan zijn de enige verplichting die twaalf keer per jaar terugkomt met een harde datum. Je aangiftetijdvak is een maand of vier weken, en de aangiftebrief van de Belastingdienst noemt per tijdvak de uiterste aangiftedatum en de uiterste betaaldatum. Bij een maandtijdvak komt dat neer op de laatste dag van de volgende maand.

Daaronder zit de loonronde zelf, en die is in de zorg zelden een vaste berekening. Onregelmatige diensten, bereikbaarheidsdiensten, verlof dat in uren wordt opgebouwd en meerwerk bij ziekte van een collega maken elke periode anders. De cao bepaalt hoe dat wordt beloond en het pensioenfonds bepaalt waarover premie wordt afgedragen. Dat betekent dat de kwaliteit van de aangifte volledig afhangt van de kwaliteit van de urenopgave die eraan voorafgaat.

De derde maandelijkse taak heeft geen wettelijke datum en is toch de belangrijkste. Dat is het bijwerken van de administratie zelf, dus de bankmutaties koppelen, de facturen wegboeken en de loonjournaalpost aansluiten. Wat hier blijft liggen, komt in mei terug als jaarwerk.

Elk kwartaal, of elke maand, de btw

De btw-aangifte en de betaling moeten binnen zijn op de laatste dag van de maand na het tijdvak. Voor een kwartaalaangever levert dat in 2026 vier datums op: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari 2027 voor het vierde kwartaal. Wie per jaar aangifte doet, moet dat over 2026 uiterlijk 31 maart 2027 gedaan hebben.

Voor een zorgonderneming is de vraag vaak niet wanneer, maar of. Zorg is voor een groot deel vrijgesteld van btw. Medische diensten die de gezondheidskundige verzorging van de mens tot doel hebben vallen eronder, net als de verzorging en verpleging van mensen die in een instelling zijn opgenomen. Kinderopvang en gastouderopvang zijn vrijgesteld als ze voldoen aan de eisen van de Wet kinderopvang. Een onderneming met alleen vrijgestelde omzet doet geen btw-aangifte en kan de btw op haar kosten ook niet aftrekken.

Het gaat mis zodra er één belaste activiteit bijkomt. Personeel dat je uitleent aan een andere zorgaanbieder is in beginsel btw-belast, en de vrijstelling geldt daar alleen onder strikte voorwaarden, waaronder dat je geen winstopslag rekent. Een uitzendbureau dat zorgpersoneel levert rekent altijd 21 procent, ook als die mensen BIG-geregistreerd zijn. Detachering is daarvan het bekendste voorbeeld en het doorbelasten van ondersteunende diensten aan een andere organisatie is het tweede. Zodra dat gebeurt is je administratie gemengd en moet de voorbelasting worden gesplitst. Die splitsing is niet met terugwerkende kracht te verzinnen, want hij vraagt dat de kosten al bij het boeken naar belaste en vrijgestelde omzet zijn verdeeld.

Van januari tot november, het jaarwerk en de vennootschapsbelasting

Deze twee lopen op verschillende sporen en hebben verschillende termijnen. Voor een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar 2025 ziet dat er zo uit.

Wat	Uiterste datum
Aangifte vennootschapsbelasting 2025, zonder uitstel	1 juni 2026
Zelf uitstel aanvragen, tot 1 november 2026	1 juni 2026
Jaarrekening 2025 opmaken en naar de aandeelhouders sturen	31 mei 2026
Besluit tot verlenging van die termijn, maximaal vijf maanden	31 mei 2026
Deponeren als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, met volle verlenging	8 november 2026
Deponeren in alle andere gevallen	31 december 2026

Die laatste twee regels zijn de reden dat een dossier te laat is zonder dat iemand het merkt. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, wat bij een zorgonderneming met één of twee eigenaren de normale situatie is, dan geldt de ondertekening tegelijk als vaststelling en komt de uiterste deponeerdatum naar voren. Hoe die vier termijnen precies in elkaar zitten staat in het stuk over wanneer de jaarrekening klaar en gedeponeerd moet zijn.

Twee dingen die hierbij worden overgeslagen. Een bv zonder activiteit heeft ook een deponeringsplicht, dus een holding boven de zorg-bv die alleen aandelen houdt moet net zo goed deponeren. En de voorlopige aanslag vennootschapsbelasting kun je vanaf 2026 niet meer op papier aanvragen of wijzigen, dat gaat alleen nog via Mijn Belastingdienst Zakelijk, met fiscale software of via je fiscaal dienstverlener.

Wat de zorg anders maakt dan een andere bv

Drie dingen, en ze staan geen van drieën in een wettelijke termijn.

Het personeel is de dienst. Bij een bv die producten verkoopt is de loonadministratie een kostenpost. Bij een zorgonderneming is het de kern van de omzet, en dat maakt de doorwerking anders. Een cao-loonsverhoging raakt je marge per gewerkt uur onmiddellijk, en of je die kunt doorbelasten hangt af van de tarieven die je met je opdrachtgevers hebt afgesproken. Het cao-loongebouw bepaalt daarmee je begroting voor het komende jaar, en dat is een gesprek dat in het najaar hoort en niet bij het jaarwerk. Een verplichtstelling voor een bedrijfstakpensioenfonds volgt bovendien uit de sector waarin je werkt en niet uit een keuze die je maakt, en dat is de duurste vergissing die een startende zorgwerkgever kan maken. Wat er verder vóór de eerste werkdag geregeld moet zijn, staat in het stuk over je eerste medewerker.

Onderaanneming is fiscaal geen inkoop. In de zorg wordt met zzp'ers en onderaannemers gewerkt, en de Belastingdienst kijkt naar de feitelijke samenwerking en niet naar wat er in de overeenkomst staat. Sinds 1 januari 2025 kan er weer met terugwerkende kracht worden nageheven, maar nooit verder terug dan 1 januari 2025. Vanaf 1 januari 2026 kunnen daar vergrijpboetes bij komen, en die kunnen alleen bij opzet of grove schuld worden opgelegd. Verzuimboetes legt de Belastingdienst in 2026 nog niet op. Bij kwaadwillendheid of bij het niet opvolgen van een eerdere aanwijzing kan wel tot vijf jaar terug worden gecorrigeerd. De praktische consequentie is dat de vastlegging per opdracht van hoe er feitelijk wordt samengewerkt, later je enige onderbouwing is.

De omzet moet per opdrachtgever uit elkaar te halen zijn. Werk je voor meerdere opdrachtgevers, dan heeft elk daarvan zijn eigen tarief en zijn eigen periode-indeling. Je grootboek moet die omzet daarom niet op één rekening samenvoegen. Nodig zijn een omzetrekening per opdrachtgever en een aparte post voor geleverde productie die nog niet is gefactureerd, met een afgrenzing per periode die aansluit op de facturen. Zonder die opzet weet je aan het einde van het jaar niet welk deel van je omzet nog binnenkomt, en bij het jaarwerk gaat de discussie dan over de vraag hoeveel er is geleverd in plaats van over de cijfers.

Wat er verder het jaar door blijft staan

De UBO's van je bv horen bij de Kamer van Koophandel ingeschreven te staan en bij een wijziging in de structuur of het aandeelhouderschap moet die opgave worden bijgewerkt. Je administratie bewaar je zeven jaar, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Groei je door, dan gaat de bedrijfsklasse mee omhoog en dat wordt gemeten over twee opeenvolgende boekjaren, dus die grens zie je twee jaar vooruit aankomen en niet in het jaar zelf.

Wij verzorgen voor de zorgondernemingen in ons klantenbestand de administratie, de loonstroken volgens de cao met de aangifte loonheffingen, de btw-aangiften waar die er zijn, en het samenstellen van de jaarrekening met de aangifte vennootschapsbelasting en de deponering. Wat daarvoor per periode moet worden aangeleverd en wie het aftekent, staat op de pagina over zorg en welzijn. Wat het jaarwerk zelf duurder of goedkoper maakt, en waarom een gemengde administratie daarin het zwaarst weegt, staat in het stuk over waar de prijs van een jaarrekening van afhangt.