Wanneer de jaarrekening van je bv klaar en gedeponeerd moet zijn

Iedereen kent de twaalf maanden. Dat is de buitenste grens, en het is niet de termijn waar je op moet plannen. Tussen het einde van je boekjaar en de deponering bij de Kamer van Koophandel zitten vier termijnen die na elkaar lopen, en de eerste daarvan is degene die in de praktijk wordt gemist.

De vier termijnen, in volgorde

Opmaken, binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. Het bestuur maakt de jaarrekening op en stuurt hem naar de aandeelhouders. Bij een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar is dat uiterlijk 31 mei.

Verlengen, met maximaal vijf maanden. De algemene vergadering kan die eerste termijn verlengen, en dat mag alleen op grond van bijzondere omstandigheden. Dat besluit moet worden genomen binnen de oorspronkelijke termijn, dus vóór 31 mei, en het moet worden vastgelegd. Een verlenging die pas in september wordt bedacht, bestaat niet.

Vaststellen, twee maanden na het opmaken. De aandeelhouders stellen de jaarrekening vast.

Deponeren, binnen acht dagen na de vaststelling. En in geen geval later dan twaalf maanden na het einde van het boekjaar. Voor die twaalf maanden bestaat geen uitstel, in welke vorm ook.

Op een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar levert dat de volgende datums op.

Route	Opmaken	Vaststellen	Uiterlijk deponeren
Zonder verlenging	31 mei	31 juli	8 augustus
Met de volle verlenging van vijf maanden	31 oktober	31 december	31 december
Alle aandeelhouders zijn ook bestuurder, zonder verlenging	31 mei	bij ondertekening	8 juni
Alle aandeelhouders zijn ook bestuurder, met de volle verlenging	31 oktober	bij ondertekening	8 november

Waarom die laatste twee regels de meeste verwarring geven

Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan geldt de ondertekening van de jaarrekening tegelijk als de vaststelling. De twee maanden voor het vaststellen vervallen daarmee. Dat klinkt als een vereenvoudiging en het werkt de andere kant op: je uiterste deponeerdatum komt naar voren, van 31 december naar 8 november.

Dat raakt precies de meest voorkomende situatie in ons klantenbestand, namelijk een bv of een holding met één dga die zowel aandeelhouder als bestuurder is. Wie in die situatie op 31 december mikt, is ruim zeven weken te laat, en merkt dat niet omdat er tot dat moment niemand aan de bel trekt.

Zit er iemand in het aandeelhoudersbestand die geen bestuurder is, bijvoorbeeld omdat er een tweede holding is bijgekomen of omdat een medeaandeelhouder is uitgetreden uit het bestuur, dan gelden de twee maanden weer wel. Die situatie verandert vaker dan de administratie bijhoudt, dus het is een vraag die elk jaar opnieuw gesteld moet worden.

Wat er openbaar wordt hangt af van je bedrijfsklasse

Deponeren betekent niet dat je hele jaarrekening op straat komt te liggen. Hoeveel je moet publiceren, hangt af van de klasse waarin je bv valt. Je valt in een klasse als je twee boekjaren achter elkaar aan minstens twee van de drie criteria voldoet.

Klasse	Balanstotaal	Netto-omzet	Werknemers
Micro	tot 450.000 euro	tot 900.000 euro	minder dan 10
Klein	tot 7,5 miljoen euro	tot 15 miljoen euro	minder dan 50
Middelgroot	tot 25 miljoen euro	tot 50 miljoen euro	minder dan 250

Een micro of kleine bv deponeert een beperkte balans met een toelichting. De winst-en-verliesrekening blijft binnen. Voor het overgrote deel van de bv's waar wij voor werken, is dat de situatie, en dat is ook het antwoord op de vraag of de concurrent kan zien wat je verdient. Die kan zien wat er op je balans staat, en niet wat je omzet en je winst zijn.

Vanaf de klasse middelgroot verandert er meer dan de omvang van de publicatie. Dan ontstaat er een controleplicht, en een controleopdracht mag alleen worden uitgevoerd door een kantoor met een vergunning daarvoor. Wij zijn een samenstelkantoor en hebben die vergunning niet. Groeit een klant die kant op, dan is dat een gesprek dat wij vroeg voeren en niet in het jaar dat de grens wordt gehaald, want de klasse wordt bepaald over twee opeenvolgende boekjaren.

De aangifte vennootschapsbelasting loopt op een ander spoor

Dit wordt structureel door elkaar gehaald, en het is een dure verwarring. De deponering en de aangifte vennootschapsbelasting hebben niets met elkaar te maken en ze hebben verschillende termijnen.

De aangifte vennootschapsbelasting over een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar moet vóór 1 juni van het volgende jaar binnen zijn. Vraag je zelf uitstel aan, dan kom je tot 1 november, en die aanvraag moet vóór 1 juni gedaan zijn. Wij vragen daarnaast collectief uitstel aan onder ons beconnummer, en dat loopt tot en met 30 april van het jaar daarna, met een inleverschema waar wij ons aan houden.

Het gevolg dat je moet kennen: het uitstel voor de aangifte helpt je niets voor de deponering. De jaarrekening moet dan al bij de Kamer van Koophandel liggen. In de praktijk betekent dat dat de jaarrekening leidend is en de aangifte volgt, en niet omgekeerd.

Wat te laat deponeren werkelijk kost

Niet op tijd deponeren is een economisch delict. Er kan een boete volgen en het Openbaar Ministerie kan vervolgen. Dat is het zichtbare risico en het is niet het belangrijkste.

Het belangrijkste is wat er gebeurt als je bv ooit failliet gaat. Een te late deponering geldt dan als onbehoorlijke taakvervulling door het bestuur, en de wet gaat er daarna van uit dat die onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement was. Dat vermoeden moet het bestuur zelf weerleggen, en dat is aanmerkelijk moeilijker dan het klinkt. Bij een bv met één dga betekent dat een persoonlijk risico dat volledig te voorkomen was.

Ook waar op gelet moet worden: een bv zonder activiteit moet deponeren. Een lege holding, een bv die stilligt en een bv die in het boekjaar niets heeft gedaan, hebben alle drie een deponeringsplicht. Dit is de meest voorkomende omissie die wij bij een overstap aantreffen.

Wat je zelf kunt doen om de datum te halen

De termijn wordt bijna nooit gemist door het werk aan de jaarrekening zelf. Hij wordt gemist door drie dingen die eraan voorafgaan.

De administratie is in mei nog niet bij. Zolang het laatste kwartaal van het vorige jaar niet is verwerkt en de bankmutaties niet zijn gekoppeld, kan er niets worden samengesteld. Een administratie die maandelijks bij is, levert een jaarrekening op in juni. Een administratie die in één keer wordt aangeleverd, levert er een op in oktober.

De balansposten zijn niet gespecificeerd. De rekening-courant met de holding is daarvan de klassieke. Zolang twee vennootschappen een ander bedrag noemen voor dezelfde verhouding, staat het jaarwerk stil, en dat verschil zoeken kost dagen.

Er ontbreekt nog iets van een derde. Een jaaropgave van de bank, een pensioenopgave, een saldobevestiging. Dat zijn stukken die je moet opvragen en die twee tot vier weken kosten, en dat merk je alleen als je er in maart aan begint.

Wij werken daarom met een aanleverlijst per klant en beginnen in januari met opvragen. Wat er precies wordt gedaan en wie het aftekent, staat op de pagina over de jaarrekening en de vennootschapsbelasting. Wie op dit moment nog een jaarrekening over 2025 open heeft staan, heeft tot 8 november 2026 als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, en tot 31 december 2026 als dat niet zo is. In beide gevallen moet het besluit tot verlenging vóór 31 mei 2026 zijn genomen.