Waar de prijs van een jaarrekening van afhangt
Welke factoren bepalen wat het samenstellen van een jaarrekening kost, en welke daarvan je zelf in de hand hebt.
Een jaarrekening heeft geen prijs, want het is geen product met een vaste inhoud. Wat er wordt gefactureerd is de tijd die nodig is om van jouw administratie een jaarrekening te maken waarop een aangifte vennootschapsbelasting kan worden gebaseerd. Die tijd verschilt bij twee bv's met dezelfde omzet een factor drie, en dat verschil zit bijna nooit in de bv en bijna altijd in wat er wordt aangeleverd.
Hieronder staat welke factoren dat zijn. Ze zijn niet allemaal beïnvloedbaar, en de belangrijkste wel.
Eerst wat er in de opdracht zit, want daar zit het grootste verschil tussen aanbiedingen
Voordat je factoren gaat vergelijken, moet duidelijk zijn welk werk er wordt aangeboden. Vraag daarom uit welke van deze onderdelen zijn opgenomen.
- Het aansluiten van de beginbalans op de laatst vastgestelde jaarrekening.
- Het specificeren van de balansposten, dus vaststellen waaruit elke post bestaat.
- Het samenstellen van de jaarrekening zelf, met de samenstellingsverklaring.
- Het dossier daarachter, dus de vastlegging waarmee het werk aantoonbaar is uitgevoerd.
- De aangifte vennootschapsbelasting.
- De deponering bij de Kamer van Koophandel.
- Het bespreken van de cijfers, en of dat één keer is of periodiek.
- Een tweede paar ogen op het dossier voordat het wordt afgetekend.
Twee aanbiedingen die op het eerste gezicht ver uit elkaar liggen, blijken op dit lijstje vaak verschillende opdrachten te beschrijven. Een aanbieding zonder de vpb-aangifte en zonder de deponering laat twee stappen buiten de opdracht die daarna alsnog gedaan moeten worden, en dat merk je in november.
De zeven factoren die het werk groter maken
| Factor | Waarom het uitmaakt |
|---|---|
| Aantal vennootschappen | Elke bv heeft een eigen jaarrekening, een eigen aangifte en een eigen deponering. Er is geen korting op de tweede, en er komt bij elke extra vennootschap een verhouding bij die tussen twee administraties moet kloppen |
| Staat van de administratie bij aanlevering | Een administratie die maandelijks is bijgewerkt en waarvan de bank is gekoppeld, is het startpunt. Een administratie die in delen komt, wordt eerst afgemaakt en daarna samengesteld, en dat zijn twee klussen |
| Specificatie van de balansposten | Een saldo zonder onderbouwing moet worden uitgezocht. Dit is de grootste enkele post in vrijwel elk dossier |
| Loonlijst en de aansluiting daarvan | Loonstroken, loonaangiften en het grootboek moeten tot op de cent op elkaar aansluiten. Bij vierwekentijdvakken en bij een cao met opbouwposten kost dat meer dan bij twaalf gelijke maanden |
| Bijzondere posten | Voorraad, onderhanden werk, projecten over de jaargrens, leasecontracten, een deelneming, een lening met een aflossingsschema of een te verrekenen verlies. Elk daarvan is een eigen stuk werk met eigen vastlegging |
| Het eerste jaar bij een nieuw kantoor | Het beginpunt moet worden gecontroleerd en niet aangenomen. Dat is eenmalig en het is meer werk dan een volgend jaar |
| Aantal keer heen en weer | Elke vraag die niet in één keer wordt beantwoord, kost aan beide kanten opnieuw inleestijd. Twintig losse mails over één dossier is een halve dag |
De eerste factor werkt anders dan mensen verwachten. Bij een holding met een werkmaatschappij is de jaarrekening van de holding zelf meestal dun, want daar staat een deelneming, een rekening-courant en weinig anders. Het werk zit in de verhouding tussen de twee. Zolang de holding en de werkmaatschappij een ander bedrag noemen voor dezelfde rekening-courant, staat het jaarwerk van beide stil, en dat verschil zoeken kost dagen in plaats van uren. Dat is ook waarom een structuur met twee holdings boven één werkmaatschappij meer dan proportioneel duurder is.
Wat de bedrijfsklasse wel en niet met de prijs doet
Hoeveel er openbaar wordt hangt af van de klasse waarin je bv valt, en dat wordt bepaald over twee opeenvolgende boekjaren aan de hand van drie criteria waarvan je aan minstens twee moet voldoen. Voor micro liggen die grenzen in 2026 op een balanstotaal van 450.000 euro, een netto-omzet van 900.000 euro en minder dan tien werknemers. Voor klein op 7,5 miljoen euro, 15 miljoen euro en minder dan vijftig werknemers.
Een micro of kleine bv publiceert een beperkte balans met een toelichting en houdt de winst-en-verliesrekening binnen. Dat maakt het deponeren eenvoudiger en het maakt het samenstellen niet goedkoper. De jaarrekening voor de aandeelhouders en de aangifte vennootschapsbelasting hebben de volledige cijfers nodig, dus het werk eronder is hetzelfde. Wie ervan uitgaat dat een micro-bv minder werk is dan een kleine, betaalt voor die aanname bij de eerste vraag van de Belastingdienst.
Wat je zelf kunt doen, in volgorde van effect
- Houd de administratie maandelijks bij en koppel de bankmutaties. Dit punt heeft het grootste effect van de hele lijst, want het verkleint het werk met een factor en niet met een percentage. Een administratie die in mei bij is, levert een jaarrekening op in juni. Een administratie die in januari in één keer wordt aangeleverd, levert er een op in oktober, en dan is iemand vier kwartalen achter elkaar aan het reconstrueren voordat het samenstellen begint.
- Stem de rekening-courant met je eigen vennootschappen elk kwartaal af. Vijftien minuten per kwartaal, en het haalt de grootste onvoorspelbare post uit het jaarwerk.
- Lever de balansposten met een specificatie aan. Dus waaruit de post nog te ontvangen facturen bestaat, hoe de reservering vakantiegeld is opgebouwd, en welke facturen er in de debiteuren staan. Wie dat zelf doet, hoeft er niet voor te betalen dat iemand anders het uitzoekt.
- Vraag de stukken van derden in maart op. Een jaaropgave van de bank, een pensioenopgave, een saldobevestiging of een leaseoverzicht kost twee tot vier weken. In september kost hetzelfde verzoek een maand, omdat er dan een wachtrij voor staat.
- Zorg dat de btw-aangiften kloppen voordat het jaar dicht gaat. Een verschil tussen de omzet in je administratie en wat je hebt aangegeven, komt bij het jaarwerk boven en moet dan alsnog worden gecorrigeerd. Wanneer dat via een suppletie moet, staat in het stuk over een fout in je btw-aangifte.
- Antwoord op een vragenlijst in één keer. De vragen bij een jaarwerk komen in één set en niet omdat er iets mis is. Ze in één keer beantwoorden scheelt meer tijd dan de meeste ondernemers denken.
- Begin niet in mei. De maanden januari tot en met mei zijn bij elk kantoor de drukste van het jaar. Wie zijn stukken in februari aanlevert, krijgt de aandacht van iemand die er de tijd voor heeft. Welke datums er precies gehaald moeten worden, staat in het stuk over wanneer de jaarrekening klaar en gedeponeerd moet zijn.
Waarom twee kantoren op hetzelfde werk anders uitkomen
Vier oorzaken, en het uurtarief is er maar één van.
De omvang van de opdracht verschilt, zoals hierboven. De verdeling over de rollen verschilt, want een kantoor waar een assistent het voorwerk doet en een eindverantwoordelijke aftekent rekent anders dan een kantoor waar één persoon alles doet. De dossiervorming verschilt, en dat is het onderdeel dat je als klant niet ziet en dat bij een toetsing bepaalt of het werk aantoonbaar is. En de aanname over wat jij aanlevert verschilt. Een lage aanbieding gaat er vaak van uit dat de administratie compleet en aangesloten binnenkomt, en die aanname staat zelden in de aanbieding en altijd in de nacalculatie.
Vraag daarom niet alleen om een bedrag. Vraag welk werk er precies in zit, wie het doet en wie het aftekent, en wat er van jou wordt verwacht en wanneer. Hoe wij dat vaststellen voordat er een prijs op papier staat, en waarom er eerst een gesprek over de aanlevering gaat, staat op de pagina over een offerte aanvragen.