Wat je moet regelen voordat je eerste medewerker begint

De aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst moet binnen zijn uiterlijk op de dag waarop je eerste medewerker begint. Niet in de week erna, en niet zodra de eerste loonstrook eraan komt. Dat is de harde datum waar de rest van de planning aan hangt.

Je meldt je aan met het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever. Daarna krijg je een loonheffingennummer en een aangiftebrief, en dat gaat in de praktijk binnen ongeveer vijf werkdagen na de datum waarop de medewerker in dienst is gekomen. Zonder dat nummer kun je geen aangifte doen, en de aangiftetermijn loopt intussen wel.

Wanneer	Wat er moet gebeuren
Vóór de eerste werkdag	Schriftelijke arbeidsovereenkomst, ondertekend door beide partijen
Vóór de eerste werkdag	Uitzoeken of er een verplichte cao en een verplicht bedrijfstakpensioenfonds gelden
Uiterlijk op de eerste werkdag	Aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst
Op de eerste werkdag	Identiteit vaststellen aan de hand van het origineel, en een kopie in de administratie
Op de eerste werkdag	Gegevens voor de loonheffingen opvragen, inclusief de keuze over de loonheffingskorting
Vóór de eerste loonronde	Aanmelding bij het pensioenfonds en bij de verzuimverzekering
Binnen een maand na het einde van het eerste tijdvak	Aangifte loonheffingen doen en betalen

Dat laatste is de terugkerende verplichting. Het aangiftetijdvak is een maand of vier weken, en de aangifte en de betaling moeten binnen een maand na het einde van dat tijdvak binnen zijn. Bij een maandtijdvak betekent dat in de praktijk de laatste dag van de volgende maand. Bij vierwekentijdvakken lopen de datums per periode uiteen en staan ze in de tijdvakkentabel van de Belastingdienst.

Wat je moet betalen, met de bedragen van 2026

Sinds 2024 bestaat er geen wettelijk minimummaandloon meer. Er is één minimumuurloon, en dat geldt voor iedereen van 21 jaar en ouder, ongeacht of iemand 32 of 40 uur werkt.

Leeftijd	Per 1 januari 2026	Per 1 juli 2026
21 jaar en ouder	14,71 euro	14,99 euro
20 jaar	11,77 euro	11,99 euro
19 jaar	8,83 euro	8,99 euro
18 jaar	7,36 euro	7,50 euro

Werk je met een cao, dan staat daar bijna altijd een hoger loon in, plus een loongebouw met periodieken, een eigen regeling voor onregelmatige diensten en vaak een reiskostenregeling. De cao gaat dan voor. Dat is in de zorg en de kinderopvang eerder regel dan uitzondering.

Er is één wijziging in 2026 die je moet weten omdat hij halverwege het jaar is gekomen. De onbelaste kilometervergoeding gaat van 0,23 euro naar 0,25 euro per kilometer, met terugwerkende kracht per 1 januari 2026. De staatssecretaris heeft die verhoging vooruitlopend op de wet goedgekeurd bij beleidsbesluit, gepubliceerd in de Staatscourant onder nummer 2026-18302, en de Belastingdienst heeft dat op 25 juni 2026 bekendgemaakt. Je mag het hogere bedrag dus nu al onbelast vergoeden. Heb je in de eerste helft van 2026 al 0,23 euro vergoed, dan kun je die 2 cent per kilometer met terugwerkende kracht nabetalen bij een volgende loonbetaling. Heb je meer dan 0,23 euro vergoed en dat als loon verwerkt, dan kun je de loonaangiften over die tijdvakken corrigeren.

Naast de gerichte vrijstellingen heb je de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In 2026 is die 2,00 procent van je fiscale loon tot en met 400.000 euro, en 1,18 procent over het deel daarboven. Bij één medewerker is dat een klein bedrag en het is niet nul, en het is de ruimte waarin een kerstpakket, een bedrijfsuitje en een telefoonvergoeding die niet gericht is vrijgesteld terechtkomen.

De vier dingen die het vaakst misgaan

De arbeidsovereenkomst is nog niet ondertekend bij de eerste loonronde

Dit kost direct geld en bijna niemand weet dat. Voor de premie van het Algemeen Werkloosheidsfonds geldt een laag en een hoog percentage. Het lage percentage mag je alleen toepassen als er een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is die geen oproepovereenkomst is, en die overeenkomst moet ondertekend in je administratie zitten. Ontbreekt hij bij de loonronde, dan draag je het hoge percentage af. Dat is later te herstellen met een correctiebericht, en dat is werk dat je niet had hoeven doen.

Er is een rijbewijs gebruikt als identiteitsbewijs

Voor het vaststellen van de identiteit van een medewerker is een rijbewijs niet geldig. Je hebt een paspoort of een identiteitskaart nodig, of een geldig verblijfsdocument. Je stelt de identiteit vast aan de hand van het origineel, dus niet aan de hand van een foto die is doorgestuurd, en je bewaart een kopie in de loonadministratie. Die kopie moet je nog jaren na het einde van het dienstverband kunnen laten zien.

Het bedrijfstakpensioenfonds is over het hoofd gezien

Een verplichtstelling voor een bedrijfstakpensioenfonds volgt uit de sector waarin je werkt en niet uit een keuze die je maakt. Meld je je niet aan, dan is de verplichting er nog steeds, en het pensioenfonds kan de premies over de achterliggende jaren opeisen. Dat is de duurste vergissing in dit hele lijstje, en hij wordt meestal pas ontdekt bij een controle of bij een overstap naar een ander kantoor. Zoek dit uit vóór de eerste werkdag en niet nadat de eerste loonstrook eruit is.

De loonheffingskorting wordt bij twee werkgevers toegepast

Een medewerker mag de loonheffingskorting maar bij één werkgever laten toepassen. Bij iemand die naast jouw baan nog een andere baan heeft, gaat dat regelmatig fout, en het gevolg is een aanslag inkomstenbelasting bij je medewerker die hij niet had verwacht. Vraag daarom expliciet naar de keuze en leg die vast bij de gegevens voor de loonheffingen.

Wat je erna elke maand kwijt bent

De loonronde zelf is een vaste cyclus en die is klein zolang de gegevens op tijd komen. Wat wij nodig hebben per periode, is de gewerkte uren of de mutaties op het vaste salaris, de opgenomen verlofuren, de ziekmeldingen en de herstelmeldingen, en de declaraties die via het loon lopen. Komt dat vóór een afgesproken datum, dan staan de loonstroken en de aangifte op tijd klaar.

Waar het na de eerste maanden op vastloopt, is doorgaans niet de berekening maar de aansluiting. De loonjournaalpost boekt de lasten van een loonronde weg op het grootboek, en zodra de salarisadministratie een periode voor of achter loopt op de financiële administratie, sluit de tussenrekening niet meer aan. Dat is bijna altijd een timingverschil en dat kun je pas zeggen nadat je het hebt uitgesplitst. Hoe dat werkt, staat in het stuk over de loonjournaalpost.

En als je medewerker ziek wordt

Reken hier vooraf op, want het is de grootste financiële blootstelling van een kleine werkgever. Bij ziekte houd je een loondoorbetalingsverplichting van maximaal 104 weken, waarbij de wet minimaal 70 procent van het loon voorschrijft en in het eerste jaar ten minste het minimumloon. Een cao schrijft vaak meer voor, en in de zorg is dat gebruikelijk. Voor een werkgever met één of twee medewerkers is dat een risico dat je verzekert en niet draagt, en die verzekering regel je vóór de eerste werkdag en niet erna.

Wij verzorgen de loonstroken volgens de cao, de aangifte loonheffingen, de pensioenopgave en de verlofadministratie. Wat er precies onder valt en wat je zelf aanlevert, staat op de pagina over salarisadministratie. Bij die opdracht ben jij als werkgever verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je medewerkers en zijn wij verwerker, en daar hoort een verwerkersovereenkomst bij. Die zit standaard bij de opdrachtbrief en hoeft niet apart te worden opgevraagd.