Overstappen naar een ander accountantskantoor, wat er in de praktijk misgaat

Het opzeggen zelf is een half uur werk. Wat tijd en geld kost, is het gat dat achter je opzegging ontstaat. Elk kantoor dat over deze vraag schrijft, belooft dat een overstap eenvoudig is en niets kost. Bij een eenmanszaak met dertig facturen per jaar is dat waar. Bij een bv met een holding, een lopend samensteldossier en een boekhoudpakket dat op naam van het oude kantoor staat, is het dat niet.

Er zijn zes dingen die in de praktijk misgaan. Ze gaan allemaal over gegevens die iemand nog moest overdragen en die niemand had opgevraagd.

Je krijgt een pdf en niet je administratie

De jaarrekening en de aangiften komen bijna altijd als pdf. Daar kun je niets mee. Wat je nodig hebt, is de administratie zelf, en dat is iets anders dan het eindproduct dat eruit is gerold.

Vraag deze zes dingen op, per boekjaar, en het liefst vóór je opzegt.

1. Een grootboekuitdraai over de laatste twee afgesloten boekjaren, met de beginbalans en de mutaties. Digitaal, in csv of xls, niet als afdruk.
2. De laatst vastgestelde en gedeponeerde jaarrekening, en de aangifte vennootschapsbelasting waarop die is gebaseerd.
3. Een specificatie van de balansposten. Dus wat er in de rekening-courant met de holding zit, waar de post nog te ontvangen facturen uit bestaat, en hoe de reservering vakantiegeld is opgebouwd.
4. De aangiften omzetbelasting van het lopende en het vorige jaar, plus de suppleties die zijn ingediend.
5. De loonaangiften en de jaaropgaven, als er personeel is.
6. De opdrachtbrief die je hebt getekend, met de algemene voorwaarden die erbij horen.

Wat van jou is, krijg je. Het dossier van het kantoor zelf, met de werkprogramma's en de eigen vastleggingen, blijft daar. Dat is geen onwil, dat hoort zo. Verwacht dus geen samensteldossier en vraag er niet naar.

Waar het misgaat: de specificatie van de balansposten wordt bijna nooit gevraagd en bijna nooit spontaan meegegeven. Een beginbalans zonder specificatie betekent dat het nieuwe kantoor bij het eerste jaarwerk elke post opnieuw moet uitzoeken. Dat is werk waarvoor je twee keer betaalt.

Je boekhoudpakket blijkt niet van jou

Dit is de duurste verrassing en hij komt vaak. Het abonnement op het boekhoudpakket staat op naam van het oude kantoor, met jouw administratie erin als één van de dossiers. Zeg je op, dan verlies je de toegang, en soms verlies je de historie.

Zoek daarom vóór het gesprek uit op wiens naam de licentie staat. Staat hij op jouw naam, dan kan het nieuwe kantoor er gewoon bij en verandert er niets. Staat hij op naam van het kantoor, dan zijn er twee routes: je neemt het abonnement over op je eigen naam, of je vraagt een volledige export en begint in een nieuwe administratie. Die tweede route kost meer, want dan moet de beginbalans handmatig worden ingebracht en aangesloten.

Wij werken in Snelstart en in Exact, en in beide gevallen kun je zelf meekijken. De kosten van het pakket vallen buiten het honorarium, dus dat abonnement staat op jouw naam en niet op de onze. Dat is niet uit vriendelijkheid. Het betekent dat je bij een volgende overstap niet in deze situatie zit.

De aangiftes vallen tussen twee kantoren

Een overstap per 1 maart betekent dat iemand de btw-aangifte over het eerste kwartaal moet doen, en dat het niet vanzelf duidelijk is wie. Hetzelfde geldt voor de loonaangifte van de lopende maand en voor het uitstel van de aangifte vennootschapsbelasting.

Dat uitstel is het punt waar het echt fout kan gaan. De aangifte vennootschapsbelasting over een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar moet vóór 1 juni van het volgende jaar binnen zijn. Vraag je zelf uitstel aan, dan kom je tot 1 november. Een kantoor met een beconnummer kan daarnaast collectief uitstel aanvragen tot en met 30 april van het jaar daarna, op voorwaarde dat het zich aan een inleverschema houdt. Dat uitstel hangt aan het beconnummer van het kantoor, en niet aan jou. Stap je over, dan valt jouw aangifte uit het schema van het oude kantoor en moet het nieuwe kantoor hem in zijn eigen schema opnemen.

Spreek daarom drie datums af en zet ze op papier: tot en met welk tijdvak het oude kantoor de btw doet, tot en met welke maand het de loonaangifte doet, en wie de aangifte vennootschapsbelasting over het laatste boekjaar indient. Zonder die afspraak is er altijd één aangifte die niemand doet.

Nog iets waar je vanaf 2026 tegenaan loopt. Een voorlopige aanslag over 2026 kun je niet meer op papier aanvragen of wijzigen. Dat gaat alleen nog via Mijn Belastingdienst Zakelijk, met fiscale software, of via je fiscaal dienstverlener. Als je in een overstap zit en je winst valt anders uit dan waarop de voorlopige aanslag is gebaseerd, moet dus iemand met toegang die bijstelling doen.

Er staan oude fouten in die nu van jou zijn

Bij het aansluiten van de beginbalans komt met enige regelmaat naar boven dat er in een eerder jaar te weinig btw is aangegeven. Dat is niet dramatisch en het is ook niet vrijblijvend. Blijkt dat je over de laatste vijf jaar te weinig btw hebt aangegeven, dan moet je dat melden. Gaat het om meer dan 1.000 euro, dan gaat dat via een suppletie, en die moet zo snel mogelijk worden ingediend en in elk geval binnen acht weken nadat je de fout hebt ontdekt. Bedragen tot 1.000 euro neem je mee in de eerstvolgende btw-aangifte. Ontdekt de Belastingdienst de fout voordat jij hem meldt, dan kan er een vergrijpboete volgen.

Dit is precies de reden dat een overstap niet alleen een administratieve handeling is. Een kantoor dat je beginbalans overneemt zonder hem te controleren, neemt ook het probleem over en laat het bij jou liggen.

Het cliëntonderzoek gaat vóór het werk, niet erna

Wij zijn een instelling in de zin van de Wwft. Dat betekent dat wij moeten vaststellen wie je bent en wie er achter je onderneming zit voordat wij aan het werk gaan. Identiteitsverificatie bij een ontmoeting of een videobelgesprek, de uiteindelijk belanghebbenden en de structuur erachter, en waar de zakelijke relatie voor bedoeld is. Bij een holdingketen met meerdere lagen kost dat meer tijd dan bij één bv.

Lukt dat onderzoek niet, dan mogen wij de opdracht niet aannemen. Aan die verplichting kunnen wij niets veranderen, ook niet op verzoek van een klant. Reken er dus op dat je een geldig identiteitsbewijs, de statuten en het aandeelhoudersregister nodig hebt, en plan het gesprek daarvoor in plaats van erachteraan.

Je stapt op het verkeerde moment over

De maanden januari tot en met mei zijn bij elk kantoor de drukste van het jaar, en het zijn precies de maanden waarin de meeste mensen besluiten dat ze weg willen. Dat is begrijpelijk en het is het slechtste moment.

Moment van overstappen	Wat er dan gebeurt
Direct na de deponering van de jaarrekening	Het beste moment. Het oude kantoor heeft het jaar afgesloten, er is een vastgestelde jaarrekening als startpunt, en de beginbalans is aangesloten
Bij de start van een nieuw boekjaar	Bijna even goed, mits het vorige jaar al is afgesloten. Is dat niet zo, dan doet het oude kantoor het jaarwerk nog en loopt de administratie tijdelijk op twee plaatsen
Halverwege een boekjaar	Werkt, en het kost extra. De lopende periode moet worden overgezet en aangesloten, en de aangiften moeten worden verdeeld
Terwijl het samensteldossier van het vorige jaar openstaat	Het duurste scenario. Het oude kantoor moet werk afmaken dat het niet meer aftekent, of het nieuwe kantoor moet een jaar overdoen waar het niet bij was

Er is één uitzondering op deze rangorde. Als je het gevoel hebt dat je administratie niet klopt, of je aangiften structureel te laat de deur uit gaan, dan is het beste moment nu. De schade van een jaar wachten is groter dan de kosten van een overstap in maart.

Wat wij doen in de eerste weken

Wij vragen de zes gegevens uit de eerste paragraaf op bij je vorige kantoor, met jouw akkoord. Daarna sluiten wij de beginbalans aan op de laatst vastgestelde jaarrekening en leggen wij per post vast waaruit hij bestaat. De verschillen die niet te verklaren zijn, leggen wij bij jou terug, want een verschil dat je niet kunt verklaren mag je niet afboeken. Vervolgens spreken wij de drie datums af en regelen wij de toegang tot het pakket. Die stappen staan uitgeschreven op de pagina over overstappen naar Mizen. Pas daarna begint het gewone werk, namelijk het voeren van de administratie en het doen van de aangiften.

Wat je zelf blijft doen, is je inkoopfacturen inladen en je verkoopfacturen aanleveren. Die medewerking is onderdeel van de opdracht en geen bijzaak. Een kantoor dat belooft dat je niets hoeft te doen, weet nog niet waar het aan begint.